Eingehende E-Rechnungen automatisch verarbeiten
Seit 2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können. Das allein ist schnell erledigt. Spannend wird es danach: Die XML-Datei muss gelesen, geprüft, freigegeben, verbucht und im Original aufbewahrt werden. Genau diese Kette automatisieren wir.
Typische Ausgangslagen
- Im Rechnungspostfach landen XML-Dateien, die in der Buchhaltung niemand öffnen kann, und es wird nachgefragt, ob „nicht doch ein PDF“ geschickt werden kann.
- Eingangsrechnungen werden ausgedruckt, abgezeichnet und von Hand erfasst, obwohl alle Daten bereits strukturiert vorliegen.
- Sie wissen nicht sicher, ob eine eingegangene E-Rechnung korrekt ist und den Vorsteuerabzug trägt.
- Die XML-Originale liegen verstreut in Postfächern statt revisionssicher abgelegt.
Was wir umsetzen
- Abholung aus dem Rechnungspostfach, von Plattformen oder über Peppol
- Erkennung von XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X, auch eingebettet in PDF
- Prüfung gegen Schema, Geschäftsregeln und Ihre eigenen Regeln, etwa Bestellnummer vorhanden oder Lieferant bekannt
- Lesbare Darstellung für die Freigabe, inklusive eingebetteter Anhänge
- Übergabe der Buchungsdaten an DATEV, Ihr ERP oder Ihre Finanzbuchhaltung
- Ablage der XML im Original, mit Prüfprotokoll und Verknüpfung zum Buchungssatz
Was Sie am Ende haben
Automatischer Eingangskanal
Rechnungen werden abgeholt, erkannt und eingeordnet, ohne dass jemand Anhänge herunterlädt.
Prüfbericht je Rechnung
Fehlerhafte Rechnungen fallen auf, bevor sie verbucht und bezahlt werden.
Schnittstelle zur Buchhaltung
Kreditor, Beträge, Steuersätze und Fälligkeit landen dort, wo Sie sie brauchen.
Nachvollziehbare Ablage
Original, Darstellung und Prüfprotokoll gehören zusammen und sind wiederauffindbar.
Ablauf
Eingangswege erfassen
Wie kommen Rechnungen heute an, wer prüft und gibt frei, wohin werden sie gebucht?
Prozess festlegen
Wir legen Prüfregeln, Freigabestufen und Übergabeformat gemeinsam mit Buchhaltung und Steuerberatung fest.
Umsetzung
Abholung, Erkennung, Prüfung, Darstellung und Übergabe, getestet mit Ihren echten Lieferantenrechnungen.
Übergabe an den Alltag
Einweisung der Buchhaltung und eine Anlaufphase, in der wir Sonderfälle nachschärfen.
Fragen dazu
Reicht ein E-Mail-Postfach für den Empfang?
Für die gesetzliche Empfangsbereitschaft genügt nach Auffassung der Finanzverwaltung grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Damit ist die Rechnung aber nur angekommen, noch nicht verarbeitet.
Müssen wir die XML-Datei aufbewahren oder reicht das PDF?
Maßgeblich ist der strukturierte Teil. Die XML-Datei muss im Original aufbewahrt werden. Das Bild einer ZUGFeRD-Rechnung nur dann zusätzlich, wenn es weitere steuerlich relevante Angaben enthält. Die Details stimmen Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung ab.
Arbeitet das mit DATEV zusammen?
Ja, die Übergabe an DATEV ist einer der häufigsten Fälle. Ebenso möglich sind andere Finanzbuchhaltungen und ERP-Systeme mit Import- oder API-Schnittstelle.
Sprechen wir über Ihre Rechnungsprozesse.
Erzählen Sie uns, welche Software bei Ihnen Rechnungen schreibt und empfängt. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, was nötig ist und was nicht. Das Erstgespräch ist kostenlos.
Oder direkt: 0155 66488889 oder kontakt@xrechnung-connect.de