E-Rechnung aus Ihrer bestehenden Software
Ihre Rechnungen entstehen in einem System, das Sie seit Jahren nutzen und nicht ersetzen wollen. Wir bauen die Brücke: Aus den vorhandenen Rechnungsdaten werden normgerechte E-Rechnungen, geprüft, bevor sie das Haus verlassen.
Typische Ausgangslagen
- Ihre Warenwirtschaft ist eine Eigenentwicklung oder eine Branchenlösung, deren Hersteller keine E-Rechnung anbietet oder erst „im nächsten Release“.
- Ihr ERP kann XRechnung theoretisch, aber Ihre Rechnungen fallen beim Kunden oder auf dem Behördenportal durch, und niemand weiß genau, warum.
- Sie haben mehrere Systeme, die Rechnungen schreiben (Shop, Service, Projektabrechnung), und brauchen eine einheitliche Ausgabe.
- Ihr Umsatz 2026 liegt über 800.000 Euro, und ab 1. Januar 2027 müssen Ihre inländischen B2B-Rechnungen E-Rechnungen sein.
Was wir umsetzen
- Auslesen der Rechnungsdaten an der Stelle, an der sie vollständig sind: Datenbank, Export-Datei, Druckschnittstelle oder API
- Feldzuordnung (Mapping) auf die Business Terms der EN 16931, inklusive Sonderfällen wie Gutschriften, Abschlags- und Schlussrechnungen
- Erzeugung von XRechnung (UBL oder CII) und ZUGFeRD/Factur-X im passenden Profil, je nach Empfänger
- Automatische Prüfung jeder Rechnung gegen Schema und Geschäftsregeln, bevor sie versendet wird
- Versand per E-Mail, über Rechnungseingangsplattformen der Verwaltung oder über Peppol
- Protokoll jeder erzeugten Rechnung, damit Sie bei Rückfragen nachvollziehen können, was wann rausging
Was Sie am Ende haben
Lauffähige Anbindung
Installiert auf Ihrem Server oder bei uns betrieben, ganz wie es zu Ihrer IT passt.
Dokumentiertes Mapping
Welches Feld Ihrer Software in welchem Feld der E-Rechnung landet. Nachvollziehbar für IT, Buchhaltung und Prüfer.
Testprotokoll
Echte Testrechnungen an Ihre wichtigsten Kunden, mit deren Rückmeldung.
Betreuung bei Formatänderungen
XRechnung 4.0 ist angekündigt und nicht abwärtskompatibel. Auf Wunsch übernehmen wir die Aktualisierung.
Ablauf
Bestandsaufnahme
Wir sehen uns an, wo Ihre Rechnungsdaten entstehen, welche Rechnungsarten Sie haben und welche Kunden welches Format erwarten.
Konzept und Festpreis
Sie bekommen ein schriftliches Konzept mit Mapping-Entwurf, Zeitplan und einem festen Preis für die Umsetzung.
Umsetzung und Testrechnungen
Wir bauen die Anbindung und erzeugen Testrechnungen aus Ihren echten Daten, die wir validieren und mit ausgewählten Kunden abstimmen.
Livegang
Umstellung im laufenden Betrieb, in den ersten Wochen mit enger Begleitung und täglicher Kontrolle der Prüfprotokolle.
Fragen dazu
Müssen wir dafür unsere Warenwirtschaft wechseln?
Nein. Darum geht es bei dieser Leistung gerade: Ihr System bleibt, wie es ist. Wir greifen die Daten ab und erzeugen daraus die E-Rechnung.
Reicht es nicht, ein PDF in eine XRechnung umzuwandeln?
Technisch geht das mit Texterkennung, verlässlich ist es nicht. Jeder Lesefehler landet im strukturierten Datensatz, und der ist steuerlich maßgeblich. Wir arbeiten deshalb mit den Ursprungsdaten, nicht mit dem Druckbild.
XRechnung oder ZUGFeRD – was brauchen wir?
Für Behörden in der Regel XRechnung, im Geschäftsverkehr meist ZUGFeRD im Profil EN 16931, weil Empfänger ohne passende Software trotzdem ein lesbares PDF haben. Oft sind beide nötig, und die Anbindung kann beides.
Was kostet eine Anbindung?
Das hängt vor allem davon ab, wie gut die Daten aus Ihrem System herauskommen. Nach der Bestandsaufnahme nennen wir einen Festpreis.
Sprechen wir über Ihre Rechnungsprozesse.
Erzählen Sie uns, welche Software bei Ihnen Rechnungen schreibt und empfängt. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, was nötig ist und was nicht. Das Erstgespräch ist kostenlos.
Oder direkt: 0155 66488889 oder kontakt@xrechnung-connect.de