E-Rechnungspflicht 2027: Wer ab Januar umstellen muss und was bis dahin zu tun ist

Die E-Rechnung ist seit 2025 Gesetz, doch bisher mussten Unternehmen sie nur empfangen können. Am 1. Januar 2027 beginnt die erste Stufe der Ausstellungspflicht. Für rund eine halbe Million Unternehmen ändert sich damit, wie sie Rechnungen an ihre Geschäftskunden schreiben.

Der Zeitplan in drei Stufen

Das Wachstumschancengesetz hat die Rechnungsstellung zwischen Unternehmen in Deutschland neu geregelt. Die Umstellung erfolgt gestaffelt:

Für den Stichtag 2027 kommt es auf den Gesamtumsatz des Jahres 2026 an. Wer 2026 über 800.000 Euro liegt, muss ab Januar 2027 für inländische Umsätze an andere Unternehmen E-Rechnungen ausstellen. Liegt der Umsatz darunter, dürfen für Umsätze des Jahres 2027 noch sogenannte sonstige Rechnungen ausgestellt werden, also Papier oder PDF. Wie der Gesamtumsatz im Einzelfall zu ermitteln ist, sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung klären.

Eine weitere Übergangsregel betrifft den elektronischen Datenaustausch (EDI): Bestehende EDI-Verfahren, die nicht der europäischen Norm entsprechen, dürfen mit Zustimmung des Empfängers noch bis Ende 2027 genutzt werden.

Was rechtlich als E-Rechnung zählt

Eine E-Rechnung ist nach § 14 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Entscheidend ist der maschinenlesbare Datensatz, nicht das, was ein Mensch auf dem Bildschirm sieht.

In der Praxis sind das vor allem zwei Formate:

• XRechnung, der deutsche Standard der Verwaltung, als reine XML-Datei in der Syntax UBL oder CII.
• ZUGFeRD (technisch identisch mit dem französischen Factur-X) ab Version 2.0.1, eine PDF mit eingebetteter XML-Datei. Die Profile MINIMUM und BASIC WL reichen nicht, weil sie nicht alle Pflichtangaben enthalten.

Eine gewöhnliche PDF-Rechnung, auch wenn sie per E-Mail kommt, ist dagegen keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Dasselbe gilt für eingescannte Papierrechnungen und Word-Dateien.

Wer nicht betroffen ist

Die Pflicht gilt nur für Umsätze zwischen Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind. Nicht erfasst sind insbesondere:

• Rechnungen an Privatpersonen,
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV),
• bestimmte steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa viele Finanz- und Versicherungsumsätze,
• Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG: Sie müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können.

Für Lieferungen und Leistungen an Kunden im Ausland gilt die deutsche Pflicht nicht. Hier können aber die Regeln des jeweiligen Landes greifen, etwa in Belgien oder Frankreich, und ab 2030 die EU-weiten Vorgaben für grenzüberschreitende Umsätze.

Was passiert, wenn ab 2027 trotzdem PDFs verschickt werden

Lange war unklar, ob eine PDF-Rechnung trotz Pflicht ein Bußgeld auslösen kann. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 stellt klar, dass darin keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a UStG liegt. Folgenlos ist es trotzdem nicht:

• Die Rechnung entspricht nicht den gesetzlichen Vorgaben. Beim Empfänger kann der Vorsteuerabzug gefährdet sein.
• Kunden können eine ordnungsgemäße Rechnung verlangen, was die Zahlung verzögert.
• In einer Betriebsprüfung kann der Mangel aufgegriffen werden.

Der Druck kommt deshalb weniger vom Finanzamt als von den eigenen Kunden. Deren Buchhaltung wird PDF-Rechnungen von verpflichteten Lieferanten zunehmend zurückweisen.

Wie Sie die Rechnung übermitteln

Das Gesetz schreibt keinen Übertragungsweg vor. Eine E-Rechnung darf per E-Mail verschickt werden, über ein Portal bereitgestellt oder über das Netzwerk Peppol übertragen werden. Die Zustimmung des Empfängers ist für die E-Rechnung nicht erforderlich. Für Rechnungen an Behörden gelten zusätzlich die Vorgaben der jeweiligen Rechnungseingangsplattform, einschließlich der Leitweg-ID.

Die fünf Schritte bis zum Stichtag

1. Betroffenheit klären. Lag der Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro? Welche Kunden sind inländische Unternehmen? Ihre Steuerberatung hilft bei der Einordnung.
2. Systeme erfassen. Welche Software erzeugt Rechnungen? Oft sind es mehr als gedacht: Warenwirtschaft, Projektabrechnung, Onlineshop, Serviceabrechnung.
3. Mit echten Rechnungen testen. Lassen Sie Ihre Software eine E-Rechnung erzeugen und prüfen Sie sie, etwa mit unserem Prüfwerkzeug. „Unsere Software kann das“ ist erst dann eine belastbare Aussage.
4. Lücken schließen. Update des Herstellers, Zusatzsoftware oder eine Anbindung an das bestehende System.
5. Kunden einbinden. Klären Sie mit Ihren wichtigsten Kunden Format und Empfangsadresse und schicken Sie vor Januar Testrechnungen.

Der Blick über 2027 hinaus

2028 folgt die zweite Stufe für alle Unternehmen. Auf europäischer Ebene sieht das Paket „VAT in the Digital Age“ (ViDA) ab dem 1. Juli 2030 E-Rechnungen und eine digitale Meldung für grenzüberschreitende Umsätze zwischen Unternehmen vor. In Deutschland wird bereits über ein nationales Meldesystem diskutiert. Wer seine Rechnungsdaten jetzt sauber strukturiert, ist auf diese Schritte vorbereitet.

Häufige Fragen

Quellen

1. § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen (gesetze-im-internet.de)
2. § 27 UStG – Allgemeine Übergangsvorschriften (gesetze-im-internet.de)
3. IHK Berlin: E-Rechnung, Ab 2025 Pflicht
4. PwC Steuern und Recht: BMF zur E-Rechnung (21.10.2026)
5. ECOVIS KSO: Was das neue BMF-Schreiben vom 15.10.2026 verlangt
6. IT-Finanzmagazin: e-Invoicing und e-Reporting kommen 2027 nach Deutschland

Dieser Artikel informiert allgemein über die technische Umsetzung. Er ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.